¿Cómo aportar valor a un evento?
Los eventos son un puente para afianzar la relación entre tu empresa y el cliente, es lo que se denomina engagement; son una herramienta de marketing directo que puede aportar más de lo que imaginas. Hoy en día, cobra mayor importancia lograr un valor añadido al acto consiguiendo un impacto, llegar a un nuevo público y generar una buena repercusión. En definitiva, el cliente quiere encontrarse algo nuevo, algo que le sorprenda, (efecto wow). Vivir algo que único, es la fórmula para aportar valor al evento.
Es necesario que, antes de preparar un evento tengamos muy claros los objetivos, el fin del evento y qué tipo de evento queremos promocionar; como hemos visto en época de cuarentena, los eventos virtuales se han disparado y vienen para quedarse. Un evento virtual, es un evento a través de un medio online; un ejemplo muy conocido son las presentaciones del lanzamiento de productos de Apple retransmitidas en redes sociales en tiempo real, para que, todo su público objetivo, pueda asistir a él.
A continuación veremos algunos tips
1.- Debemos tener en cuenta, que un evento comienza desde que se envía la invitación.
Aprovechemos el primer contacto para contar una idea, que posteriormente debe ir el evento guiado con un hilo conductor.
Sé creativo, innova:
¿Por qué no hacer que la invitación sea un vídeo? Un vídeo breve y ameno puede sumergirte en el ambiente en cuestión de segundos. Son esenciales para crear expectativas previas al evento.
¿Un sorteo donde consigas un número que posteriormente sirva para algo?
¿Resolver un acertijo para obtener más datos de la invitación?
Debe crear expectación para animar a que la gente vaya, recuerda, la invitación es el primer contacto que tiene con el evento.
2.- Ser creativo
La creatividad nos permite que esa idea tan fascinante que tenemos la liguemos con un hilo conductor dotado de coherencia, que debe estar presente de principio a fin, la decoración, la música y todos los aspectos; lo que suceda en el evento debe ir acorde al mensaje que queremos transmitir. Éstos pueden ser infinitos, hay muchas maneras de aplicar nuestro storytelling con originalidad. Este es el punto indispensable para aportar valor a un evento, ya que, hace que la historia y el hilo conductor modifique el evento de una forma u otra.
Es imprescindible que el asistente viva una experiencia, que vivan algo único, exclusivo, y que sorprenda, cuanto más inesperado, mejor será el efecto WOW. Todo el evento debe girar alrededor de una temática, desde las invitaciones hasta el material de prensa. Básate en películas o series, quizá te ayude para crear ese hilo conductor del que hemos hablado.
Muchas veces los pequeños detalles acaban siendo los recursos de mayor efectividad. Repartir obsequios diferentes y personalizados a los asistentes, o la celebración del evento en un entorno original y diferente; ¿Por qué no.. un evento en un faro, un convento o el interior de un museo, una tienda, el casino…?
La clave está en romper los esquemas y dejar de lado lo convencional.
3.- Haz que los participantes sea el centro de atención: Los protagonistas.
El marketing enfocado en el consumidor coloca al cliente en el centro del diseño del evento y busca personalizar lo más posible su experiencia en él. Recuerda que fin es generar un vínculo emocional con la marca o producto. Para crear este engagement, si es un evento promocional aprovecha a regalar merchandising que el asistente pueda utilizar en ese momento; por ejemplo, si es un partido de fútbol, regala pompones, manos gigantes de goma espuma… Que inciten a participar, de esta forma, probablemente suban su imagen a redes.
En el caso de ser un evento promocional de producto es indudable que el marketing experiencial es el motivo de la decisión de compra, influida por la conexión emocional que se establezca en el evento con ellas.
Si el asistente se siente parte del evento será más fácil que participe y haga del evento algo suyo. De ser así, lo promocionará en redes sociales, ¡No olvides de crear un hashtag para mayor difusión del contenido!
“Llegar juntos es el principio. Mantenerse juntos, es el progreso. Trabajar juntos es el éxito.” Henry Ford
4.- La comunicación
Es imprescindible que tu evento tenga una comunicación que empiece por promocionar tu evento en redes sociales ¡Vivimos en una era digital! A través de estos canales puedes promocionar previamente lo que sucederá en el evento, si va a ir un invitado a destacar, el objetivo es despertar el interés de los invitados para que acudan al acto.
No debes olvidar que las redes sociales han de estar activas antes, durante y después de la celebración; para mantener la comunicación durante el evento recuerda contar con una red wi-fi fiable y gratuita con la que los asistentes puedan compartir e interactuar con imágenes, y hashtags en tiempo real.
Así mismo, es tan importante la comunicación externa como interna para que todo salga como se espera. Debemos tener en cuenta la organización interna del evento, ¿Cómo vamos a decorar? ¿Se necesita espacios concretos, u objetos que debemos anticipar su pedido? No lo olvides: Todo comunica: Los stands, colores, tipografías, la música…
Es importante cuidarlo todo. Si la organización, los preparativos y la comunicación es buena, generarán más interés por el evento, y por tanto, serán partícipes de lo que suceda; así como, posteriormente al evento, harán una publicidad de marca positiva. Una buena gestión y optimización de la comunicación interna puede evitar cualquier incidente.
5.- Post evento
Una vez finalizado el evento debemos conocer qué tal ha ido el evento, si se han conseguido obtener los resultados esperados, y obtener un feedback de los asistentes, es bueno enviar encuestas de satisfacción y analizar la repercusión y alcance en redes sociales, nos permitirá conocer si el evento aporta valor, o ha sido un evento que, en pocos días habrá pasado desapercibido.
Aunque el evento haya finalizado podemos seguir creando valor añadido, tenemos una base de datos de los asistentes, ¡Es el momento de usarla! ¿Por qué no darle las gracias por venir a través de un email? Recuerda que el correo no sólo sirve para hacer email-marketing directo.
O, si la invitación ha sido un audiovisual, ¿por qué no mantener el mismo formato y acabar de este mismo modo la historia que han vivido?
Recuerda: No sólo hay que agradecer a los participantes sino también al equipo que a trabajado en él, proveedores, equipo de planificación, voluntarios, personal, por su implicación y esfuerzo.
De forma interna, debemos analizar los resultados y la consecución de objetivos. Previamente al evento debemos definir los indicadores de éxito, en función del tipo de evento que se haga, esto nos indicará en el post evento. Se recomienda redactar un informe al final del evento, en primer lugar, para mejorar de forma interna en la empresa y comunicación, conocer las conclusiones y justificar las acciones realizadas, es necesario aportar datos cualitativos y cuantitativos.
Para conseguir unos datos más objetivos, es bueno conocer la opinión de los asistentes que han sido aplicados en el evento, proveedores, personal interno, patrocinadores…
De todas las conclusiones que se obtengan, es necesario que reconozcamos áreas de mejora, satisfacción interna y externa, y realizar un informe financiero, para comprobar todos los gastos, y los que no se han previsto.
Tener una propuesta de valor atractiva para tu evento te ayudará a destacar en el mercado, posicionarte como marca y frente a tus competidores. Te proponemos aplicar estos tips, y que nos cuentes cómo te fue, y si aún tienes dudas o no sabes por dónde empezar, ¡Te enviamos propuesta personalizada!
